ИНСТРУКЦИЯ ПО ГРАФИЧЕСКОЙ ОБРАБОТКЕ ЦИФРОВЫХ ОБРАЗОВ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ПОДГОТОВКЕ КОПИЙ ВТОРОГО И ПОСЛЕДУЮЩИХ ПОКОЛЕНИЙ В КОГКУ «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ СОЦИАЛЬНО-ПОЛИТИЧЕСКОЙ ИСТОРИИ КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ»

УТВЕРЖДАЮ

Директор КОГКУ «Государственный архив социально-политической истории Кировской области» ____________ Е.Н. Чудиновских «___» _________________ 2014 г.

Содержание

Определения

Введение

1. Перечень оборудования и программного обеспечения, используемого

для создания и обработки электронных копий архивных фотодокументов

2. Создание электронного фонда пользования

2.1. Состав электронного фонда пользования

2.2. Создание различных поколений цифровых образов документов

2.2.1. Создание ЭФП-1 (мастер-копии)

2.2.2. Создание ЭФП-2 (копии первого поколения)

2.2.3. Создание ЭФП-3 (копии второго и последующих поколений)

3. Использование графических редакторов при создании копий второго, третьего и последующих поколений.

3.1. Технология применения функций программ GIMP и Shotwell при создании цифровых копий второго, третьего и последующих поколений

3.1.1. Создание копий 2-го поколения

3.1.2. Создание копий 3-го поколения

ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

Компакт-диск – оптический диск, в котором слой для записи информации располагается на одной поверхности подложки и данные считываются с помощью светового луча.

Конвертация – процесс перемещения документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.

Копия первого поколения (дубликат; рабочая копия) – цифровая копия архивного документа, полученная методом компьютерного преобразования мастер-копии.

Копия №№ поколения – цифровая копия архивного документа, полученная методом компьютерного преобразования копии первого поколения (дубликата).

Мастер-копия – «идеальная» копия, сделанная с подлинника документа, эталон. Первая цифровая копия (копия-оригинал, подлинник), сделанная с подлинника архивного документа и не подвергавшаяся никакой обработке, в том числе многократной перезаписи на другой носитель информации. Мастер-копия является неприкосновенной и не предназначена для использования.

Носитель информации – материальный объект, в том числе физическое поле, в котором информация находит свое отображение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов, количественных характеристик физических величин.

Оцифровка (англ. digitization, оцифрование) – описание объекта, изображения или аудио- видеосигнала (в аналоговом виде) в виде набора дискретных цифровых замеров (выборок) этого сигнала/объекта, при помощи той или иной аппаратуры (сканеров, цифровых фотоаппаратов и т.п.), т.е. преобразование документа из традиционной, присущей ему формы, в цифровую (компьютерную) в виде электронного файла (файлов) данных, пригодных для записи на электронные носители.

Результатом оцифровки документов являются – медиафайлы (графические файлы, аудиофайлы, видеофайлы и т.п.), которые могут быть воспроизведены различными цифровыми устройствами.

Оцифрованный документ – документ, полученный в результате конверсии бумажных и других аналоговых документов в цифровую форму.

Программа просмотра и редактирования фотографий Shotwell - некоммерческий фото менеджер для операционной системы Linux. Позволяет открывать снимки в формата RAW (NEF).

Программа просмотра и редактирования фотографий GIMP — некоммерческий графический редактор.

Рабочая копия (копия первого поколения, дубликат) – цифровая копия, сделанная с мастер-копии и предназначенная для использования в различных целях.

Репликация – метод сохранения цифровой информации, предполагающий создание одной или нескольких полных копий цифровых материалов.

Фонд пользования – совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях (микрофиши, микрофильмы и электронные носители) и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности подлинников архивных документов.

Формат NEF — это графический RAW формат фотографий, сделанных с помощью фотоаппарата Nikon. Среди преимуществ использования данного формата файлов по сравнению с файлами в формате JPEG или TIFF – улучшенное качество изображения и возможность неразрушающего редактирования. Файлы в формате NEF открваются с помощью программного обеспечения, поддерживающего данный формат.

Формат JPG – графический формат, применяемый для хранения фотоизображений. Алгоритм JPEG позволяет сжимать изображение как с потерей качества, так и без потери.

Цифровой документ – зафиксированная на цифровом носителе информация, которая записывается, сохраняется, передается и представляется в приемлемой для человека форме с помощью цифровых технологий и устройств.

специальная страница, предваряющая раздел книги.

Электронный фонд пользования:

ЭФП-1: структурированный массив электронных (оцифрованных) копий архивных фотодокументов, размещенных в хранилище (на цифровых носителях) и на сервере (мастер-копии);
ЭФП-2: система электронных (оцифрованных) копий архивных документов, информационно идентичных (адекватных) подлинникам (мастер-копиям), к которым создана необходимая поисковая система и существует возможность их электронного или принтерного копирования;
ЭФП-3: система электронных (оцифрованных) копий архивных документов 2, 3 поколения для предоставления пользователями включения в информационно-поисковую систему.

Электронная копия документа – копия, изготовленная в цифровой форме.

Введение

Настоящая инструкция составлена для определения методики работы по изготовлению копий цифровых образов первого, второго, третьего и последующих поколений, создаваемых в процессе оцифровки архивных документов в КОГКУ «Государственный архив социально-политической истории Кировской области».

В данной инструкции описан порядок создания цифровых копий 1-го, 2-го, 3-го поколений и рассмотрен процесс обработки снимков с помощью графических редакторов.

Инструкция разработана в соответствии со следующими документами:

Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом. (Юмашева Ю.Ю., М.,2012);
Методические рекомендации по организации оцифровки фотодокументов в КОГКУ «Государственный архив социально-политической истории кировской области» (2013);
Руководство пользователя графическим редактором GIMP;
Руководство пользователя программой просмотра и редактирования фотографий Shotwell.

Инструкция предназначена сотрудникам отдела автоматизированных технологий и научно-справочного аппарата, ответственным за оцифровку документов.

1. Перечень оборудования и программного обеспечения, используемого для создания и обработки электронных копий архивных фотодокументов

Для проведения работ по созданию электронных копий фотодокументов и обработке массивов поколений цифровых образов при формировании электронного фонда пользования в КОГКУ «ГАСПИ КО» используется следующее оборудование:

цифровой зеркальный фотоаппарат Nikon D90, представляющий собой цифровую зеркальную камеру (DSLR) с 23,6 x 15,8 мм светочувствительной CMOS-матрицей формата Nikon DX (кроп-фактор 1,5) с разрешением 12,3 мегапикселей (максимальное разрешение снимка — 4288×2848).;
Установка для оцифровки, представляющая собой стол с прижимной крышкой и штативом для крепления фотоаппарата, оборудованным механизмом для автоматического регулирования высоты фотоаппарата. Установка оснащена двумя светодиодными панелями, расположенными по краям установки с возможностью регулировки уровня наклона. Рабочая зона для оцифровки фотодокументов оборудована дополнительным рабочим столом и отделена занавесью из плотной темной ткани.;
монитор с диагональю 19 дюймов;
устройства чтения и записи компакт-дисков;
устройство для чтения карт памяти (картридер);
источник бесперебойного питания.

Серверное оборудование:

сервер локальной сети / центральный компьютер для решения вопросов передачи информации;
источник бесперебойного питания.

Носители информации (модули памяти):

сервер для хранения ЭФП-1, ЭФП-2, ЭФП-3;
RAID-массив;
источник бесперебойного питания;
носители информации для хранения мастер-копий и копий 1 поколения оцифрованных фотодокументов - специализированные CD-R, DVD-R, предназначенные для архивного хранения.

Программное обеспечение:

операционная систем Linux: Ubuntu;
некоммерческие программы для просмотра и редактирования графических изображений (Shotwell, Gimp);
информационно-поисковая система «Электронный научно-справочный аппарат» для учета электронных копий и управления цифровыми ресурсами;
программное обеспечение для преобразования формата NEF (мастер-копия) в формат JPG (копия первого поколения) (разработано архивом);

2. Создание электронного фонда пользования

2.1. Состав электронного фонда пользования

Оцифровка архивных фотодокументов производится с целью формирования электронного фонда пользования (ЭФП).

Электронный фонд пользования представляет собой совокупность электронных копий фотодокументов архива, записанную на цифровые носители, и предназначенную для использования вместо подлинников фотодокументов.

В ЭФП включаются копии оцифрованных в полном объеме (полностью) единиц хранения фотодокументов.

ЭФП состоит из трех массивов электронных копий:

массива мастер-копий, записанного на электронные носители с указанием содержания на обложках, и не предназначенного для использования (ЭФП-1). ;
массива рабочих копий (копий первого поколения, дубликатов), также записанного на электронные носители с указанием содержания на обложках. Данные копии предназначены для постоянного использования с целью последующей переработки (ЭФП-2);
массива всех копий второго и последующих поколений, созданных в различных целях, записанного на электронные носители с указанием содержания на обложках и предназначенного для многократного использования (ЭФП-3).

2.2. Создание различных поколений цифровых образов документов

2.2.1. Создание ЭФП-1 (мастер-копии)

Мастер-копия - максимально качественная электронная копия фотодокумента в силу отсутствия внешних воздействий (копирования, обновления, репликации, графической обработки, преобразования в иной формат и т.п.). Мастер-копии снимаются в формате NEF (RAW). При съемке фотодокументов обязательно использование линеек для наглядного отражения физических размеров бумажного оригинала.

Мастер-копии записываются на электронные носители согласно установленному порядку и передаются на хранение.

2.2.2. Создание ЭФП-2 (копии первого поколения)

Для обеспечения возможности активного пользования созданными электронными копиями фотодокументов изготавливается рабочий экземпляр электронных копий - копия первого поколения (ЭФП-2) для создания копий второго и последующего поколений.

Рабочие экземпляры электронных копий изготавливаются с мастер-копий, выполненных в формате NEF(RAW) путем конвертирования в формат JPG с помощью программного обеспечения, разработанного сотрудниками отдела автоматизированных технологий и научно-справочного аппарата.

В процессе конвертирования на компьютере автоматически создается папка с цифровыми образами в формате JPG.

После конвертирования созданные файлы маркируются в соответствии с установленными правилами.

Копии первого поколения не подвергаются какой-либо обработке графическими редакторами, не корректируются.

После конвертирования и маркировки производится репликация ЭФП-2 на другой комплект внешних носителей информации для создания копий второго и последующих поколений (ЭФП-3).

Копии цифровых образов первого поколения (ЭФП-2), так же, как и мастер-копии (ЭФП-1), записываются и хранятся на компакт-дисках (исключая возможность последующей дозаписи информации) и дублируются на сервере.

Компакт-диски с записанными на них рабочими копиями остаются в отделе автоматизированных технологий и научно-справочного аппарата, ответственного за создание электронных копий архивных документов, для использования и создание производных копий второго и последующих поколений.

2.2.3. Создание ЭФП-3 (копии второго и последующих поколений)

Из массива цифровых копий, созданных путем дублирования рабочих копий первого поколения (ЭФП-2), с помощью графических редакторов изготавливаются копии второго, третьего и последующих поколений (ЭФП-3).

Копии второго поколения используются для размещения в Информационно-поисковой системе «Электронный научно-справочный аппарат» (ИПС «ЭНСА»).

Копии третьего и последующих поколений используются для создания электронных выставок, мультимедийных проектов, а также выдаются по заказам пользователей.

3. Использование графических редакторов при создании копий второго, третьего и последующих поколений.

В КОГКУ «ГАСПИ КО» для обработки цифровых копий второго и последующих поколений используются некоммерческие программы:

- программа просмотра и редактирования фотографий Shotwell.

Программу Shotwell удобно использовать при изготовлении копий второго поколения для занесения в ИПС «ЭНСА».

Не являясь графическим редактором, Shotwell поддерживает основные функции обработки фотографий, которые требуются при создании копий второго поколения: коррекцию изображения, кадрирование, повороты.

Также Shotwell позволяет просматривать снимки в формате NEF (RAW). Эта функция программы используется при маркировке мастер-копий.

- графический редактор GIMP (версия 2.6.12 и выше).

Растровый графический редактор GIMP — программа для создания графики, масштабирования и кадрирования фотографий, комбинирования изображений с использованием слоев, ретуширования и преобразования изображений в различные форматы.

Инструменты GIMP позволяют решить все задачи, связанные с корректировкой цифрового образа, возникающие при создании копий третьего поколения:

корректировка тона-насыщенности снимка;
баланса цветов;
яркости-контраста;
выравнивание заваленного горизонта;
исправление искажений;
кадрирование фотографии;
удаление дефектов вроде пыли на матрице с помощью штампа и лечебной кисти и др.

3.1. Технология применения функций программ GIMP и Shotwell при создании цифровых копий второго, третьего и последующих поколений

3.1.1. Создание копий 2-го поколения

Для редактирования копий 2-го поколения, предназначенных для занесения в ИПС «ЭНСА» часто достаточным является использование программы Shotwell.

Редактировние цифровых образов 2-го поколения программой Shotwell состоит из следующих этапов:

Поворот кадра. При необходимости кадр пожно повернуть по часовой стрелке. Для этого нужно нажать кнопку «Повернуть» на панели инструментов в левом нижнем углу экрана.
Обрезка кадра. При редактировании копий 2-го поколения для занесения в ИПС «ЭНСА» в кадре необходимо оставлять линейки, которые использовались при съемке для обозначения размеров бумажного оригинала, а также отступать по 1 см от краев документа. Для того, чтобы обрезать кадр, нужно надать кнопку «Обрезать» на панели инструментов в левом нижнем углу экрана.
Коррекция снимка. С помощью кнопки «Коррекция» по гистограмме можно поправить выдержку, насыщенность, оттенок и другие показатели.
Сохранение полученного снимка (меню «файл»- «сохранить как»)

При создании копии 2-го поколения не допускается нарушение художественной целостности снимка, не требуется очистка кадра от пятен и перегибов.

Вся корректировка копий 2-го поколения производиться с целью приблизить снимок к бумажному оригиналу.

3.1.2. Создание копий 3-го поколения

При создании копий 3-го поколения часто требуется более тщательное редактирование снимков и для этой цели используется графический редактор GIMP.

Редактировние цифровых образов 3-го поколения состоит из следующих этапов:

Поворот снимка. Для того, чтобы повернуть снимок, нужно на верхней панели инструментов нажать кнопку «Изображение» - «Преобразование» - «Поворот».
Вращение (выравнивание заваленного кадра) (при необходимости). Для того, чтобы выровнять кадр, нужно на панели инструментов слева нажать кнопку «Вращение», затем навести и нажать курсором на снимок, в выпавшем окне отрегулировать угол наклона кадра, затем нажать кнопку «Повернуть».
Кадрирование. С помощью функции «Кадрирование» можно удалить лишние области с края изображения. Для этого на верхней панели инструментов нажать кнопку «Инструменты», затем «Преобразование», затем «Кадрирование». Курсор зафиксировать в уголке изображения и растянуть так, чтобы выделить необходимую для сохранения область. На выделенный участок изображения нажать левой клавишей мыши - изображение откадрируется.
Чтобы продолжать редактировать изображение, необходимо создать копию цифрового образа. Для этого нужно нажать кнопку «Слои» на панели инструментов, затем в выплывающем окне нажать кнопку «Создать копию». Затем в рабочую копию добавить альфа-канал (альфа-канал — это канал прозрачности, позволяющий сохранять выделенные области, чтобы их можно было использовать или редактировать в дальнейшем): нажать на изображение правой клавишей мыши, в выплывшем окне нажать кнопку «Слой», в следующем выплывшем окне нажать кнопку «Прозрачность», в следующем окне нажать кнопку «Добавить альфа-канал».
Выравнивание освещения документа:

создать новый слой: нажать кнопку «Слой» на верхней панели инструментов, затем в выплывающем окне нажать кнопку «Создать слой» и кнопку «Прозрачный».
выбрать необходимые настройки:

а) Для того, чтобы убрать пересвет (высветленный участок) или перетень (затемненный участок) в изображении, необходимо использовать инструмент «Градиент».

б) На панели инструментов, которая находится слева, нажать значок «Градиент», выбрать режим «Обычный», градиент — «Основной в прозрачный». А на панели инструментов справа («Слои — кисти») выбрать режим «Перекрытие».

в) На панели инструментов слева расположены белый и чёрный квадратики, отвечающие за цвета переднего плана и фона. Для того, чтобы убрать перетень изображения, нужно установить квадратики на панели инструментов так, чтобы белый квадратик был на чёрном, а чтобы убрать пересвет в документе, нужно поменять квадратики местами.

г) После этого нужно зафиксировать курсор левой клавишей мыши у того края документа, где находится область затемнения (засвета). Не отпуская клавиши мыши вытянуть линию на ширину затемненного (засвеченного) участка. Отпустить клавишу мыши — выбранная область станет светлее (темнее).

д) После обработки градиентом необходимо объединить слои. Для этого нажать кнопку «Слой» на панели инструментов, затем нажать кнопку «Объединить с предыдущим».

6. Если изображение не требует кардинального изменения осветленности, то можно воспользоваться функцией коррекции цветовых кривых, не создавая при этом новых слоев. Для этого необходимо нажать кнопку «Цвет» на верхней панели инструментов, затем кнопку «Кривые» - «Коррекция цветовых кривых». В выпавшем окне с помощью регулирования кривой можно быстро изменить осветленность и контрастность изображения.

7.Удаление заломов (следы сгибов документа ) на изображении:

Создать новый слой, прозрачный.
Нажать значок «Кисть» на панели инструментов слева, затем выбрать режим «Обычный». Установить нужный размер кисти, выбрать сглаженные штрихи. На панели инструментов справа установить режим «Перекрытие». В процессе обработки необходимо регулировать параметр «Непрозрачность».
Курсор установить на начале залома, зафиксировать, не отпуская левую клавишу мыши и кнопку Shift, вести до конца залома. Зафиксировать курсор, отпустить кнопку Shift. Таким образом заломы будут удалены.
Затем объединить этот слой с предыдущим.

8.Удаление дефектов бумаги, следов в местах подшивки документа

Создать новый слой, прозрачный;
Нажать значок «Штамп» на панели инструментов слева, установить нужные параметры (выбрать режим «Обычный», установить нужный размер штампа, параметры динамики - «Сглаженные штрихи», параметр «Выравнивание» - значение «Нет»). Левой клавишей мыши и кнопкой Ctrl фиксируем образец фона, затем штампам проводим по местам, которые нужно скрыть;
Затем объединить слои.

9.Удаление пятен:

создать новый слой, прозрачный;
на верхней панели инструментов нажать кнопку «Цвет», в выплывшем окне «Тон-насыщенность», в следующем окне «Коррекция тона, освещённости, насыщенности», поставить галочку напротив цвета пятен, перекрытие максимальное, бегунок «Освещенность» ведем вправо, а бегунок «Насыщенность» ведем влево, затем нажимаем OK;
затем объединить слои.

Выбор программы для редактирования зависит от конечной цели, для которой создается цифровой образ 2-го и 3-го поколения, и от качества цифрового образа, созданного при съемке фотоаппаратом.

Составитель:

Главный специалист отдел автоматизированных технологий и научно-справочногоаппарата А.А. Зонова

ОДОБРЕНО

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭМК

КОГКУ«ГАСПИ КО» от___________ №__

Протокол ЭПК при управлении по делам архивов Кировской области от______________№__

Приложения:

Приложение 1- Поворот снимка в Shotwell.

Приложение 2- Обрезка снимка в Shotwell.

Приложение 3- Коррекция снимка в Shotwell.

Приложение 4- Поворот снимка в GIMP.