МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ОЦИФРОВКИ ФОТОДОКУМЕНТОВ В КОГКУ «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ СОЦИАЛЬНО-ПОЛИТИЧЕСКОЙ ИСТОРИИ КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ»

 

УТВЕРЖДАЮ Директор КОГКУ «Государственный архив социально-политической истории Кировской области» ____________ Е.Н. Чудиновских «___» _________________ 2013 г.

Содержание

 Определения

 Введение

1. Организация работ по оцифровке архивных документов

1.1. Цели оцифровки архивных документов

1.2. Электронный фонд пользования

1.3. Методы создания ЭФП

1.4. Критерии отбора архивных фондов для создания электронных копий

1.5. Планирование работы по созданию электронного фонда пользования

1.6. Примерный перечень оборудования и программного обеспечения, необходимого для создания электронных копий архивных документов, хранения ЭФП и управления цифровым контентом

1.7. Подготовка и передача документов на оцифровку

1.8. Требования к оцифровке фотодокументов

1.9. Контроль качества электронных копий

1.10. Маркировка электронных мастер-копий

1.11. Запись электронных мастер-копий на внешние носители информации

1.12. Создание и маркировка рабочих электронных копий

1.13. Маркировка внешних носителей информации

1.14. Регистрация носителей

1.15. Передача внешних носителей информации на хранение

1.16. Создание электронных копий второго и последующих поколений для разных целей (ЭФП-3)

1.17. Размещение цифровых копий второго поколения в информационно-поисковой системе «Электронный научно-справочный аппарат» (ИПС «ЭНСА»)

1.18. Возврат подлинников документов в хранение. Отметки об оцифровке в описях подлинников документов

 Приложения

Приложение № 1. Перспективный план оцифровки фондов

Приложение № 2. Перечень (ежегодный) фондов, подлежащих оцифровке

Приложение № 3. Заказ на изготовление электронных копий

Приложение № 4. Журнал учета заказов на создание электронных копий архивных документов

Приложение № 5. Примерные настройки фотокамеры для оцифровки фотодокументов

Приложение № 6. Протокол (акт) проверки качества электронных мастер-копий

Приложение № 7. Акт учета репликаций мастер-копий (рабочих копий) на внешних носителях

Приложение № 8. Акт учета репликаций электронных мастер-копий (рабочих копий) на встроенных носителях

Приложение № 9. Журнал учета репликаций (перезаписи) электронных мастер-копий (рабочих копий)

Приложение № 10. Акт проверки технического состояния внешнего носителя (рабочей копии) с указанием возникших проблем (причин замены внешнего носителя)

Приложение № 11. Акт уничтожения внешнего носителя с электронными рабочими копиями (с указанием причин уничтожения)

Приложение № 12. Вкладыш к внешнему носителю (компакт/оптическому диску)

Приложение № 13. Журнал регистрации внешних носителей с электронными мастер-копиями (ЭФП-1) / Журнал регистрации внешних носителей рабочих копий (ЭФП-2) / Журнал регистрации внешних носителей с копиями второго и последующих поколений

Приложение № 14. Акт приема-передачи мастер-копий на хранение

ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

Документ на компакт-диске – документ, носителем которого является компакт-диск типов CD-ROM, CD-RW, CD-R, DVD, DVD-R.

Единица хранения электронного фонда пользования – физически обособленный носитель (DVD, СD, HDD – диск и т.п.) с записью части электронного документа, одного или нескольких электронных документов.

Единица учета электронного фонда пользования – файл или совокупность файлов, составляющих образ дела, за единицу измерения файла принимается байт (Мб, Гб, Тб).

Компакт-диск – оптический диск, в котором слой для записи информации располагается на одной поверхности подложки и данные считываются с помощью светового луча.

Компакт-диск с однократной записью информации (CD-R) – внешний носитель информации, записываемый оптический диск, на котором информация может быть записана только однократно. Записанная на диске информация не может быть стерта или заменена на новую.

Конвертация – процесс перемещения документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.

Контейнер – ящик, коробка или картонная коробка, используемые для хранения и перевозки материалов для записи.

Копия первого поколения (дубликат; рабочая копия) – цифровая копия архивного документа, полученная методом компьютерного преобразования мастер-копии.

Копия №№ поколения – цифровая копия архивного документа, полученная методом компьютерного преобразования копии первого поколения (дубликата).

Мастер-копия – «идеальная» копия, сделанная с подлинника документа, эталон. Первая цифровая копия (копия-оригинал, подлинник), сделанная с подлинника архивного документа и не подвергавшаяся никакой обработке, в том числе многократной перезаписи на другой носитель информации. Мастер-копия является неприкосновенной и не предназначена для использования.

Носитель информации – материальный объект, в том числе физическое поле, в котором информация находит свое отображение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов, количественных характеристик физических величин.

Обеспечение сохранности – процессы и операции по обеспечению технической и интеллектуальной аутентичности документов в течение времени.

Обновление – метод сохранения цифровой информации, предполагающий копирование на такой же носитель (предотвращает утрату цифровых материалов в случае физического старения носителя).

Оцифровка (англ. digitization, оцифрование) – описание объекта, изображения или аудио- видеосигнала (в аналоговом виде) в виде набора дискретных цифровых замеров (выборок) этого сигнала/объекта, при помощи той или иной аппаратуры (сканеров, цифровых фотоаппаратов и т.п.), т.е. преобразование документа из традиционной, присущей ему формы, в цифровую (компьютерную) в виде электронного файла (файлов) данных, пригодных для записи на электронные носители.

Результатом оцифровки документов являются – медиафайлы (графические файлы, аудиофайлы, видеофайлы и т.п.), которые могут быть воспроизведены различными цифровыми устройствами.

Оцифрованный документ – документ, полученный в результате конверсии бумажных и других аналоговых документов в цифровую форму.

Первичное средство хранения (первичная упаковка) – папка, конверт, коробка, футляр, кожух, предназначенные для физической защиты CD (DVD и т.п.) от механических повреждений.

Программа просмотра и редактирования фотографий Shotwell - некоммерческий фото менеджер для операционной системы Linux. Позволяет открывать снимки в формата RAW (NEF).

Программа просмотра и редактирования фотографий GIMP — некоммерческий графический редактор.

Рабочая копия (копия первого поколения, дубликат) – цифровая копия, сделанная с мастер-копии и предназначенная для использования в различных целях.

Репликация – метод сохранения цифровой информации, предполагающий создание одной или нескольких полных копий цифровых материалов.

Фонд пользования – совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях (микрофиши, микрофильмы и электронные носители) и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности подлинников архивных документов.

Формат NEF — это графический RAW формат фотографий, сделанных с помощью фотоаппарата Nikon. Среди преимуществ использования данного формата файлов по сравнению с файлами в формате JPEG или TIFF – улучшенное качество изображения и возможность неразрушающего редактирования. Файлы в формате NEF открваются с помощью программного обеспечения, поддерживающего данный формат.

Формат JPG – графический формат, применяемый для хранения фотоизображений. Алгоритм JPEG позволяет сжимать изображение как с потерей качества, так и без потери.

Цифровой документ – зафиксированная на цифровом носителе информация, которая записывается, сохраняется, передается и представляется в приемлемой для человека форме с помощью цифровых технологий и устройств.

специальная страница, предваряющая раздел книги.

Шмуцтитул - страница, предваряющая раздел фотоальбома (книги), содержит краткое название этой части или главы, эпиграф и т. д.

Электронный фонд пользования:

• ЭФП-1: структурированный массив электронных (оцифрованных) копий архивных фотодокументов, размещенных в хранилище (на цифровых носителях) и на сервере (мастер-копии);

• ЭФП-2: система электронных (оцифрованных) копий архивных документов, информационно идентичных (адекватных) подлинникам (мастер-копиям), к которым создана необходимая поисковая система и существует возможность их электронного или принтерного копирования;

• ЭФП-3: система электронных (оцифрованных) копий архивных документов 2, 3 поколения для предоставления пользователями включения в информационно-поисковую систему.

Электронная копия документа – копия, изготовленная в цифровой форме.

ВВЕДЕНИЕ

Данные Методические рекомендации определяют порядок проведения работ по созданию электронного фонда пользования копий архивных фотодокументов с учетом технических возможностей архива.

В настоящих Методических рекомендациях рассматриваются следующие вопросы:

• организация работ по оцифровке архивных фотодокументов в архиве;

• критерии отбора и определение последовательности оцифровки фотодокументов;

• определение целей оцифровки фотодокументов, технических параметров создания электронных копий различного назначения (мастер-копий, рабочих копий, копий второго и последующих поколений, фонда пользования);

• определение технических требований к процессу оцифровки;

• определение требований и рекомендаций по оценке качества электронных копий архивных фотодокументов (мастер-копии, рабочей копии);

• формирование производных копий электронных файлов (копии второго и последующих поколений), использование графических редакторов;

• маркировка электронных копий;

• размещение цифровых копий в информационно-поисковой системе «Электронный научно-справочный аппарат».

Методические рекомендации разработаны в соответствии со следующими документами:

• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования  документов   Архивного  фонда Российской Федерации и других  архивных   документов  в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007);

• Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом. (Юмашева Ю.Ю., М.,2012);

• Рекомендации по созданию оцифрованных копий фонда пользования фото и фонодокументов. (М., 2008);

• Правила работы пользователей в читальном зале КОГКУ «ГАСПИ КО» (2007 год);

• Руководство пользователя цифровой фотокамерой Nikon D90.

Методические рекомендации предназначены сотрудникам отдела автоматизированных технологий и научно-справочного аппарата, ответственным за оцифровку фотодокументов.

1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТ ПО ОЦИФРОВКЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

1.1. Цели оцифровки архивных фотодокументов

Оцифровка архивных фотодокументов производится с целью формирования электронного фонда пользования (ЭФП).

Электронный фонд пользования представляет собой совокупность электронных копий фотодокументов архива, записанную на цифровые носители, и предназначенную для использования вместо подлинников фотодокументов, что должно обеспечить:

• сохранность фотодокументов;

• возможность формирования электронных ресурсов, обеспечивающих оперативность доступа к документу, в т.ч. с использованием Интернет-технологий.

1.2. Электронный фонд пользования

В ЭФП включаются копии оцифрованных в полном объеме (полностью) единиц хранения фотодокументов.

ЭФП состоит из трех массивов электронных копий:

• массива мастер-копий, записанного на электронные носители с указанием содержания на обложках, и не предназначенного для использования (ЭФП-1);

• массива рабочих копий (копий первого поколения, дубликатов), также записанного на электронные носители с указанием содержания на обложках. Данные копии предназначены для постоянного использования с целью последующей переработки (ЭФП-2);

• массива всех копий второго и последующих поколений, созданных в различных, записанного на электронные носители с указанием содержания на обложках и предназначенного для многократного использования (ЭФП-3).

1.3. Методы создания ЭФП

Электронный фонд пользования фотодокументов создается:

• целевым порядком в рамках ежегодных (перспективных) планов работы архива;

• целевым порядком на наиболее часто запрашиваемые фотодокументы;

• в процессе выполнения заказов пользователей;

• в процессе других работ.

Основные технологические операции создания электронных копий архивных фотодокументов:

• отбор и передача фотодокументов для оцифровки;

• подготовка фотодокументов для оцифровки;

• настройка цифрового фотоаппарата для оцифровки фотодокументов;

• оцифровка фотодокумента – создание электронной копии – мастер-копии;

• двукратная запись на носители (компакт-диски, цифровое хранилище);

• маркировка носителей / регистрация носителей и их содержимого (мастер-копия и рабочая копия) в учетной документации;

• передача носителей копий на хранение;

• возврат подлинников фотодокументов в хранение.

1.4. Критерии отбора архивных фондов для создания электронных копий

В плановом порядке электронные копии архивных фотодокументов создаются в первую очередь для:

• наиболее используемых фотодокументов, независимо от времени их создания;

• фотодокументов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии с высокой степенью разрушения основы, что может повлечь утрату подлинника;

• фотодокументов, для которых существует угроза утраты информации (утрата цветности) при удовлетворительном физическом состоянии носителя;

• выполнения запросов и заказов, подготовка изданий и выставочных проектов, электронных презентаций, выставок.

Оцифровке подлежат только те фонды, по которым уже прошла или не предполагается в будущем научно-техническая переработка или усовершенствование описей (в части редактирования заголовков).

1.5. Планирование работы по созданию электронного фонда пользования

1. С целью организации и контроля за проведением работ по оцифровке фондов в архиве создается Перспективный план оцифровки, включающий в себя номера названия фондов и описей, предназначенных для создания электронных копий. Перспективный план утверждается директором архива. (Приложение № 1).

2. Ежегодно проводится мониторинг и редакция Перспективного плана, осуществляемая по результатам выполнения годового плана оцифровки.

3. Перспективное планирование осуществляется отделом автоматизированных технологий и научно-справочного аппарата, осуществляющим работы по оцифровке, с учетом предложений от отдела использования архивных документов.

4. На основе Перспективного плана ежегодно создается Перечень фондов описей и дел, содержащих фотодокументы, подлежащих оцифровке, в котором определяется последовательность оцифровки фондов в рамках данного года. Перечень утверждается директором архива. (Приложение № 2).

5. Очередность оцифровки определяется ценностью и информационной значимостью фотодокументов, их физическим состоянием, интенсивностью обращения к ним.

6. Оцифровка проводится по фондам с соблюдением систематизации единиц хранения в описи.

1.6. Перечень оборудования и программного обеспечения, используемого для создания электронных копий архивных фотодокументов, хранения ЭФП и управления цифровым контентом

Для проведения работ по созданию электронных копий фотодокументов, ЭФП и управлению цифровым контентом в КОГКУ «ГАСПИ КО» используется следующее оборудование:

• цифровой зеркальный фотоаппарат Nikon D90, представляющий собой цифровую зеркальную камеру (DSLR) с 23,6 x 15,8 мм светочувствительной CMOS-матрицей формата Nikon DX (кроп-фактор 1,5) с разрешением 12,3 мегапикселей (максимальное разрешение снимка — 4288×2848).;

• Установка для оцифровки, представляющая собой стол с прижимной крышкой и штативом для крепления фотоаппарата, оборудованным механизмом для автоматического регулирования высоты фотоаппарата. Установка оснащена двумя лампами дневного света, расположенными по краям установки с возможностью регулировки высоты. Рабочая зона для оцифровки фотодокументов оборудована дополнительным рабочим столом и отделена занавесью из плотной темной ткани.

• монитор с диагональю 19 дюймов;

• устройства чтения и записи компакт-дисков;

• устройство для чтения карт памяти (картридер);

• источник бесперебойного питания.

Серверное оборудование:

• сервер локальной сети / центральный компьютер для решения вопросов передачи информации;

• источник бесперебойного питания.

Носители информации (модули памяти):

• сервер для хранения ЭФП-1, ЭФП-2, ЭФП-3;

• RAID-массив;

• источник бесперебойного питания;

• носители информации для хранения мастер-копий и копий 1 поколения оцифрованных фотодокументов - специализированные CD-R, DVD-R, предназначенные для архивного хранения¹.

Печатающее устройство:

• лазерный ч/б принтер для печати сопровождающей документации, оформления носителей информации для сдачи на хранение и печати бумажных копий;

 

Программное обеспечение:

• операционная систем Linux: Ubuntu;

• некоммерческие программы для просмотра и редактирования графических изображений (Shotwell, Gimp);

• информационно-поисковая система «Электронный научно-справочный аппарат» для учета электронных копий и управления цифровыми ресурсами;

• программное обеспечение для преобразования формата NEF (мастер-копия) в формат JPG (копия первого поколения) (разработано архивом);

 

1.7. Подготовка и передача фотодокументов на оцифровку

Подготовка фотодокументов для проведения работ по созданию электронных копий фонда пользования осуществляется в соответствии с порядком выдачи архивных фотодокументов из архивохранилища и включает в себя:

- выемку дел,

- проверку поисковых данных,

- сверку с описью заголовков дел.

При подготовке дел проверяется физическое состояние фотодокументов, выявляются фотодокументы, требующие реставрации и укрепления основы.

Передача фотодокументов на оцифровку:

• оформляется Заказом (требованием) на изготовление электронных копий (Приложение № 3), оформленным в соответствии с последовательностью оцифровки фондов, зафиксированной в Перечне фондов, предназначенных для оцифровки;
• бланк Заказа составляется в 2-х экземплярах. Один экземпляр хранится в деле фонда, другой – в отделе обеспечения сохранности и государственного учета архивных фотодокументов;
• бланк Заказа регистрируется в Журнале учета заказов на создание электронных копий фотодокументов (Приложение № 4). Журнал ведется отделом автоматизированных технологий, ответственным за создание электронных копий;
• листы Журнала прошиваются, пронумеровываются; их количество указывается в листе-заверителе.

Исполнители несут персональную ответственность за сохранность подлинников архивных фотодокументов в течение всего времени работы с ними.

Во избежание повторной оцифровки одних и тех же фотодокументов сотрудники, заполняющие заказы и ведущие журнал, обязаны перед передачей-приемом фотодокументов на оцифровку убедиться в том, что эти фотодокументы прежде не проходили процедуру оцифровки.

В случае если фотодокумент уже оцифрован, все работы по выполнению заказа производятся с его рабочей электронной копией.

Повторная оцифровка фотодокументов недопустима. 

1.8. Требования к оцифровке фотодокументов.

Независимо от целей, задач, требований заказов и т.п. архивный фотодокумент оцифровывается однократно.

В результате процесса оцифровки создается электронная мастер-копия фотодокумента. Мастер-копия - максимально качественная электронная копия фотодокумента в силу отсутствия внешних воздействий (копирования, обновления, репликации, графической обработки, преобразования в иной формат и т.п.).

Требования по созданию мастер-копии (ЭФП-1): 

1. Если архивный фотодокумент имеет историческую упаковку (конверт, папку, обложку и т.п.) в обязательном порядке необходимо создать электронную копию данной упаковки.

2. В случае если фотодокумент хранится в сложенном виде, кроме оцифровки его лицевой и оборотной стороны в развернутом виде, необходимо также оцифровать его во всех вариантах сложения в случае, если варианты сложения имеют самостоятельную информационную ценность.

3. При работе с фотоальбомами кроме оцифровки его обложки, шмуцтитула и страниц, необходимо также создание цифровой фотографии предмета, отражающей его физические размеры и форму, а также имеющиеся особенности (книжный корешок, три обреза книги, застежки и т.п.).

4. При оцифровке фотоальбомов, где на странице расположено несколько архивных документов (фотографий), демонтаж которых невозможен, создается электронная копия страницы в целом, а затем – каждого документа (фотографии) в отдельности.

5. В случае изменения внешнего вида подлинника архивного фотодокумента (например, в результате реставрации), фотодокумент оцифровывается повторно, а утратившая актуальность мастер-копия заменяется на новую.

6. При оцифровке на поверхности прижимной крышки необходимо располагать две линейки, демонстрирующие физические размеры фотодокумента.

7. При оцифровке фотодокумента необходимо следить, чтобы граница области съемки отстояла на 0,5–1 см от края фотодокумента с тем, чтобы на изображении были видны его края.

8. Создание мастер-копий производится в формате NEF (RAW).

9. Графическая обработка электронных мастер-копий недопустима.

10. Мастер-копии фотодокументов формате NEF (RAW) хранятся на сервере в цифровом хранилище и на внешних носителях информации – компакт дисках (CD-R, DVD-R) без возможности последующей дозаписи информации на данный носитель.

11. Каждый компакт диск хранится в индивидуальной упаковке.

Технология создания мастер-копии (ЭФП-1):

1. Фотодокумент разместить на платформе под стеклянной прижимной крышкой установки.

2. Настроить осветительные приборы (правильным освещением считается такое, при котором предмет, помещенный в центр рабочей зоны, дает четыре одинаковые тени (луча)).

3. Настроить фотокамеру:

- Мастер-копии производится в формате NEF (RAW).

- При съемке в формате NEF (RAW) фотокамера автоматически выставляет максимальное разрешение (максимальный размер изображения в пикселях 4288*2848);

- Баланс белого цвета (параметр передачи цветовой гаммы изображения) - автоматический режим;

- Настройка ISO (светочувствительность матрицы фотокамеры) — значение 1.1,0 (эквивалент 100).

Остальные настройки фотокамеры (диафрагма, выдержка и др.) необходимо подбирать в зависимости от размеров и цветности фотодокументов. Примерные настройки фотокамеры см. в Приложении № 5.

1. Включить режим «автоспуск» (задержка спуска затвора 2 секунды) для уменьшения вибрации фотокамеры при съемке.

2. При съемке не использовать вспышку во избежание образования бликов на снимке.

 

1.9. Контроль качества электронных копий

В процессе оцифровки архивных фотодокументов проводится контроль качества цифровых копий:

• просмотр и сравнение подлинников документов с электронными копиями;

• анализ качества изображения на экране монитора с разрешением 1280х1024 точек, в том числе – цветопередача, резкость, контрастность;

• оценка плотности изображения;

Контроль качества электронных копий должен производиться неоднократно на разных этапах создания ЭФП-1:

• на этапе создания мастер-копии в процессе оцифровки;

• после переноса файлов с карты памяти фотокамеры в графический редактор перед переименованием файла и его записью на встроенные и внешние носители информации.

Результаты проведения контроля качества электронных копий отражаются в протоколе (акте) контроля (Приложение № 6). В случае выявления брака электронной копии, информация о нем вносится в протокол (акт) и является основанием для осуществления повторной процедуры работы с электронной мастер-копией.

Контроль качества электронных копий должен проводиться по каждому файлу.

1.10. Маркировка электронных мастер-копий

Каждый файл электронной мастер-копии должен иметь уникальное имя шифр-маркировку. Разработка и внедрение унифицированной маркировки электронных копий имеет целью:

• однозначную идентификацию электронной копии;

• возможность соотнесения мастер-копии с подлинником архивного документа.

Маркировка файлов производится после переноса кадров с карты памяти фотоаппарата на жесткий диск компьютера с помощью программы просмотра и редактирования фотографий Shotwell.

Каждому файлу присваивается имя, состоящее из следующих данных:

• название архива;

• номер фонда с буквенным индексом фонда;

• номер описи, литера к номеру описи;

• номер единицы хранения;

• номер листа;

• шифр оборота;

• шифр лицевой стороны;

• режим съемки (цв.);

• формат.

Например: ГАСПИ КО_П-245_7а_679_1_цв_NEF.

После маркировки файлы сохраняются в формате NEF.

 

1.11. Запись электронных мастер-копий на встроенные и внешние носители информации

По окончании создания электронные мастер-копии размещаются на встроенном носителе с использованием RAID-массива.

Также производится репликация электронных мастер-копий на внешние носители информации, которые будут являться контрольным экземпляром мастер-копии и должны храниться в отделе обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов.

Электронные мастер-копии записываются на компакт диски. Исключается возможность последующей дозаписи информации на эти электронные носители.

Процесс репликации на встроенные и внешние носители оформляется актами (Приложение № 7,8).

Одновременно на основе актов ведется Журнал репликации электронных копий (мастер-копий) (Приложение № 9).

1.12. Создание рабочих электронных копий фотодокументов

Для обеспечения возможности активного пользования созданными электронными копиями фотодокументов изготавливается рабочий экземпляр электронных копий для создания копий второго и последующего поколений (ЭФП-2).

Для этого производится повторная репликация электронных копий на другой комплект внешних носителей информации, подтвержденная составлением акта (Приложение № 7).

Одновременно на основе актов ведется Журнал репликации электронных рабочих копий (Форма журнала совпадает с формой Журнала репликации электронных мастер-копий (Приложениие № 9)).

Рабочие экземпляры электронных копий изготавливаются с мастер-копий, выполненных в формате NEF(RAW) путем конвертирования в формат JPG с помощью программного обеспечения, разработанного сотрудниками отдела автоматизированных технологий и научно-справочного аппарата.

Электронные копии записываются на компакт диски (исключая возможность последующей дозаписи информации), дублируются на сервере.

Если в дальнейшем в процессе активного использования рабочей копии потребуется ее замена, то создание новой рабочей копии (повторная репликация) возможно только на основании:

• Заказа (требования) на репликацию (повторное создание) рабочей копии;
• Акта технического состояния внешнего носителя (рабочей копии) с указанием возникших проблем (причин ее замены) (Приложение № 10);
• Акта об уничтожении внешнего носителя рабочей копии (Приложение № 11).

При этом создается новый Акт на репликацию, делается новая отметка в Журнале регистрации репликаций электронных рабочих копий. В старой записи делается отметка об уничтожении (проставляется ссылка на № и дату Акта об уничтожении внешнего носителя информации).

Созданной новой рабочей копии присваивается маркировка уничтоженной копии.

Компакт-диски с записанными на них рабочими копиями остаются в отделе автоматизированных технологий и научно-справочного аппарата, ответственного за создание электронных копий архивных документов, для использования и создание производных копий.

 

1.13. Маркировка внешних носителей цифровых копий фотодокументов

Для каждого внешнего носителя информации создается свой информационный вкладыш. На вкладышах к внешним носителям информации (CD-R, DVD-R), на которые произведена репликация электронных мастер-копий и рабочих копий, должны быть указаны:

• название архива;

• порядковый номер диска (носителя информации) – присваивается в валовом порядке;

• даты оцифровки;

• дата записи диска;

• количество файлов;

• объем файлов (Мб) (с уточнением: общий, свободный, занятый – при необходимости);

• тип диска (электронные мастер-копии – подлинник);

а также полный перечень имен файлов, записанных на данный носитель.

Маркировка внешних носителей рабочих копий производится тем же способом, а в позиции «тип диска» пишется «тип диска (электронные копии – рабочая копия (дубликат))».

Форма вкладыша – Приложение № 12.

 

1.14. Регистрация носителей цифровых копий фотодокументов

Каждый внешний носитель информации должен быть зарегистрирован в Журналах регистрации внешних носителей информации:

Журнал регистрации внешних носителей (дисков) с электронными мастер-копиями (ЭФП-1);

Журнал регистрации внешних носителей (дисков) рабочих копии (ЭФП-2).

Журнал регистрации внешних носителей (дисков) с копиями второго и последующих поколений (ЭФП-3).

(Формы всех трех журналов незначительно отличаются друг от друга. Приложение № 13)

Регистрация производится сотрудниками отдела автоматизированных технологий и научно-справочного аппарата.

Журналы должны быть прошиты, листы пронумерованы, их (листов) количество отражено в листе-заверителе или заверительной записи в конце журнала. Журналы ведутся в разворот.

 

1.15. Передача внешних носителей информации на хранение

Записанные внешние носители с электронными мастер-копиями архивных фотодокументов (ЭФП-1) передаются в отдел обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов по акту приема-передачи мастер-копий на хранение (Приложение № 14), составленному в отделе автоматизированных технологий и научно-справочного аппарата.

Прием внешних носителей осуществляется в одном экземпляре единиц хранения, на котором записаны электронные мастер-копии.

При приеме электронных копий отделом обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов составляется необходимый научно-справочный аппарат, проверяется комплектность изготовления электронных копий, визуально-техническое состояние.

Внешние носители с электронными рабочими копиями (ЭФП-2) хранятся в отделе автоматизированных технологий и научно-справочного аппарата и используются для изготовления копий второго и последующих поколений для различного назначения.

 

1.16. Создание электронных копий второго и последующих поколений
для разных целей (ЭФП-3)

Создание производных электронных копий архивных документов осуществляется отделом автоматизированных технологий и научно-справочного аппарата на основании Заявки (требования) на изготовление электронной копии с рабочей копии, записанной на внешний носитель (Приложение № 3).

На основе анализа целей создания и использования электронных копий второго и последующего поколений, эти копии можно разделить на:

1. Копии, предоставляемые в рамках выполнения заказов пользователей.
2. Копии для размещения в информационно-поисковой системе «Электронный научно-справочный аппарат» и представления в сети Интернет.
3. Копии для создания мультимедийных проектов в рамках деятельности архива.

 

1.17. Размещение цифровых копий второго поколения в информационно-поисковой системе «Электронный научно-справочный аппарат» (ИПС «ЭНСА»)

Копии второго поколения создаются в результате графической обработки рабочих копий (ЭФП-1) некоммерческими редакторами Shotwell, GIMP (поворот кадра, обрезка лишних деталей, попавших в кадр, цветовая коррекция - при необходимости).

Порядок размещения копий второго поколения в ИПС "ЭНСА":

1. Найти нужный фонд в списке фондов;

2. В меню «Список описей» выбрать нужную опись. Если нужная опись еще не введена в базу данных, что нужно зайти в раздел "Опись" и заполнить все необходимые поля:

3. Затем нажать кнопку "Добавить дело" в разделе "Опись". Здесь нужно ввести заголовок дела, крайние даты, количество листов, указать категорию, тип документа и рубрику по Единому классификатору документной информации.

4. Справа в разделе "Дело" нажать кнопку "Добавить цифровой образ":

5. В открывшейся форме добавления цифрового образа необходимо внести заголовок цифрового образа, номер листа, загрузить необходимый цифровой образ с компьютера. Нажать "Сохранить", вернуться в раздел "Дело". В верхнем меню появляется кнопка "Список цифровых образов".

6. Нажать на кнопку "Список цифровых образов". Открывается перечень всех имеющихся в документе цифровых образов с информацией о заголовке изображения, номере листа в деле, формате и размере изображения, дате и времени оцифровки. Слева расположены уменьшенные копии изображения (превью). При нажатии на превью цифровой образ выводится на экран в увеличенном виде.

7. Над заголовком каждого цифрового образа расположены кнопки "Карточка", "Аннотация", "Редактировать".

Карточка и аннотация формируются программой автоматически в соответствии с информацией, внесенной в поля описания цифрового образа.

7.1. При нажатии на кнопку "Карточка" на экран выводится каталожная карточка данного листа архивного дела (фотодокумента).

7.2. В карточке указываются сведения об архиве, заголовок документа, дата съемки, автор съемки, место съемки, рубрика по Единому классификатору документной информации, цветность позитива (цветной или черно-белый), состояние бумажного оригинала (удовлетворительное, неудовлетворительное), поисковые данные (фонд, опись, дело). Также в карточку вносятся сведения о составителе карточки и дате составления.

7.3. Каталожная карточка распечатывается на плотной бумаге формата А6 и вставляется в соответствующий раздел по Единому классификатору документной информации в систематическом каталоге архива.

7.4. При нажатии на кнопку "Аннотация" на экран выводится аннотация фотодокумента.

7.5. Здесь указывается заголовок документа, дата съемки, автор съемки, место съемки, сведения о публикации документа, сведения о составителе и дате составления аннотации. Аннотация распечатывается на бумаге формата А5 и вкладывается в дело с фотодокументом.

8. Описание (редактирование) цифрового образа в ИПС «ЭНСА».

8.1. При нажатии на кнопку "Редактировать" открывается раздел описания цифрового образа фотодокумента. Здесь размещается вся информация о фотодокументе и о цифровом образе фотодокумента. Этот раздел доступен для всеобщего просмотра. Вносить новую информацию и редактировать уже имеющуюся могут работники архива, ответственные за ведение ИПС "ЭНСА".

8.2. Раздел делится на две колонки. Слева размещена уменьшенная копия цифрового образа и расположены кнопки "Аннотация", "Карточка", "Фотография".

8.3. При нажатии на кнопку "Фотография" открывается форма загрузки цифрового образа с компьютера, позволяющая заменить цифровой образ в данном деле:

8.4. В колонке справа размещены поля для описания фотодокумента и цифрового образа:

- Поле "Дело": здесь указан номер дела, к которому относится фотодокумент, имеется возможность переместить цифровой образ в другое дело. Нужно кликнуть по стрелочке и в выпадающем списке выбрать нужный номер дела.

- Поле "Автор": в выпадающем списке с помощью поиска по первой букве выбрать нужного автора;

- Поле "Место съемки": в выпадающем списке с помощью поиска по первой букве выбрать нужный населенный пункт;

- Поле "Содержание": заголовок фотодокумента в это поле заносится автоматически при загрузке цифрового образа. При необходимости его можно редактировать;

- Поле "Сведения о публикации": здесь указываются сведения об издании, в котором опубликован данный фотодокумент, дата публикации;

- Поле "Примечания": вносится необходимая уточняющая информация о фотодокументе;

- Поле "Номер листа": указывается номер листа в деле. Поле заполняется автоматически при загрузке цифрового образа;

- Поле "Номер кадра": заполняется при оцифровке фотоальбомов;

- Поле "Количество бумажных копий": заполняется при наличии нескольких идентичных бумажных копий фотодокументов в одном деле;

- Поле "Дата создания снимка": заполняется в формате 0000-00-00 (год-месяц-число) или в формате 0000 (если известен только год съемки);

- Поля "неточная дата", "точная дата": необходимо ставить отметку о точности или неточности указанной даты съемки;

- Поле "Дата составления": указывается дата составления описания данного цифрового образа, заполняется с помощью выпадающего календаря;

- Поля "Лицевая сторона", "Оборотная сторона": указывыается сторона фотодокумента (листа), с которой был сделан цифровой образ;

- Поле "Ширина, высота": указываются размеры бумажного оригинала фотодокумента в миллиметрах;

- Поле "Цветность": указывается цветность бумажного оригинала и цифрового образа (черно-белый или цветной);

- Поле "Состояние": указывается физическое состояние бумажного оригинала фотодокумента (удовлетворительное или неудовлетворительное);

- Поле "Тип": указывается тип документа, с которого создавался цифровой образ (позитив или негатив);

- Поле "Рубрики": указываются рубрики, к которым фотодокумент можно отнести согласно Единому классификатору документной информации;

- Поле "Разделы": указываются разделы и подразделы согласно описи дел постоянного хранения, к которой относится дело, включающее данный фотодокумент;

- Поле "Составитель": составитель данного описания фотодокумента указывается автоматически после регистрации пользователя.

На основании данных, занесенных в раздел «Дело» и в раздел описания цифрового образа, информационно-поисковая система «ЭНСА» позволяет сформировать опись дел для представления экспертно-проверочной комиссии Управления по делам архивов Кировской области.

 

1.18. Возврат подлинников документов в хранение.
Отметки об оцифровке в описях подлинников документов

По возвращении подлинников документов в хранение, в описях фондов в графе «Примечание» напротив заголовка оцифрованной для ЭФП единицы хранения, проставляется штамп «ЭФП» и маркировка внешнего носителя мастер-копии. Если оцифрованы все дела, включенные в опись, то штамп «ЭФП» достаточно проставить только на титульном листе и обложке описи, указав маркировку всех носителей мастер-копий.

 

Составитель:

Главный специалист отдела автоматизированных технологий и научно-справочного аппарата А.А. Зонова

 

ОДОБРЕНО	СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭМК КОГКУ «ГАСПИ КО» от___________ №__	Протокол ЭПК при управлении по делам архивов Кировской области от______________№__

 

 

последнее обновление страницы: 2020-05-19