Памятка по работе с модулем ИПС «ЭНСА» «Организация электронного документооборота при использовании архивных документов»

Задача модуля

В КОГКУ «ГАСПИКО» имеется следующая проблема: процесс запроса дел сотрудниками архива для выполнения поступивших запросов, микрофиширования и реставрации не автоматизирован и в при запросе дел сотрудникам приходится оформлять требования с помощью рукописного заполнения бланков требований и росписи в журналах выдачи дел.
Задача модуля «Организация электронного документооборота при использовании архивных документов» упростить работу архивистов при оформлении требований на выдачу дел из архивохранилища, сократить время обработки требований и объём рукописного текст, ввести в работу автоматизированную систему учёта выдачи единиц хранения.

Схема работы модуля

Схема работы модуля состоит из следующих шагов

1. сотрудник архива, найдя  необходимое для выполнения запроса дело (ед.хр.) в ИПС «ЭНСА» оформляет требование
2. начальник отдела комплектования проверив с помощью ИПС «ЭНСА» поступившие требования ,решает, выдавать дела по поступившему требованию и распечатывает требование которое формирует модуль

Такая схема решает проблему оперативного информирования начальника отдела комплектования о требованиях ед.хр. от архивистов и автоматизирует формирование требования на выдачу дел.

Использование модуля

Использование модуля. Работа модуля разделяется на две части: пользовательскую и управленческую.
Пользовательской частью модуля пользуются сотрудники архива, составляя требования при выполнения архивных запросов
Управленческая часть модуля используется начальником отдела комплектования либо его заместителем для контроля и распечатываний требования
Обе части модуля требуют авторизации в ИПС «ЭНСА» и использования ИПС в разделе «для сотрудников»

Сотрудники архива могут оформить требование на выдачу дел следующим образом

1. найти нужное дело (или дела) просматривая описи либо с помощью поиска по ключевым словам или навигации по рубрикатору
2. поставить галочки в строках соответствующих дел
3. нажать кнопку «Заказать дела», находящуюся под списком дел
4. подтвердить заказ требования кнопкой «Ок»
5. после добавления всех нужных для выполнения запроса дел, необходимо сформировать «требование», для этого нужно зайти в раздел «Список заказанных дел» пройдя по следующим ссылкам: «Отчёты», «Документооборот»
6. галочками выбрать дела для текущего требования
7. нажать кнопку «Сформировать требование» (находящуюся под списком запрашиваемых дел)
8. в открывшейся форме заполнить поле «тема исследования, цель выдачи»
9. нажать кнопку «Сохранить требование»

Начальник отдела комплектования либо его заместитель для просмотра поступивших требований должен

1. перейти в раздел «Список требований»  пройдя по следующим ссылкам: «Отчёты», «Документооборот»
2. внимательно просмотреть поступившие запросы, обращая внимание на поле «Заказчик», «тема исследований», «заказано»
3. приняв решение выдать запрошенные дела поставить напротив требования галочку и нажать кнопку «Подтвердить требование» (находящуюся под списком требований)
4. в открывшейся форме заказа(требовании) с помощью выпадающих список в соответствующих полях выбрать:
   • исполнителя
   • название должности и фамилию лица ответственного за выдачу документов
5. распечатать сформированное требование на принтере с помощью стандартных для браузера диалога печати страницы

Приложение

(рис.1 список дел)

(рис.2 подтверждение заказа дел)

(рис.3 ссылка «Список заказанных дел» в разделе документооборот)

(рис.4 раздел «Список заказанных дел»)

(рис.5 раздел «Список требований»)

(рис.6 форма печати требования)

Составитель:

Главный специалист отдела автоматизированных технологий и научно-справочного аппарата А.А. Зонова

последнее обновление страницы: 2020-05-19