Памятка по работе с программой «Регистрация пользователей читального зала»

1. Введение

   1.1.  База данных «Регистрация пользователей читального зала» — автоматизированная система, предназначенная для учета и регистрации исследователей читального зала и обеспечения их работы с документами государственного архива, описями и другими архивными справочниками, имеющимися в читальном зале.

    Данная система решает следующие задачи:

• регистрация и учет пользователей читального зала;
• регистрация, учет и контроль за использованием документов пользователями через читальный зал;
• регистрация и учет исследования документов;
• тематик исследований пользователей;
• оперативный поиск и выдача информации по входным форматам БД;
• вывод информации на печать (получение отчета);
• выдача сводной информации (статистики).

    1.2.  Памятка пользователя базой данных «Регистрация пользователей читального зала» содержит общие сведения о работе программного обеспечения по ведению БД «Читальный зал». В документе даны описания основных функций программы, методы и правила работы.
    1.3. Памятка предназначена пользователям — сотрудникам КОГКУ «ГАСПИ КО»: оператору БД.

 2.  Порядок работы оператора БД

 2.1. Авторизация в базе данных
    Так как управление базой данных ограничено только работниками читального зала, на сайте внедрена и используется единая система авторизации. Это позволяет ограничивать доступ к различным ресурсам и функциональным возможностям сайта архива.
    Для редактирования данных необходимо авторизоваться в системе, используя логин и пароль, выданный администратором, зайдя на страницу http://new.gaspiko.a/admin/ (рис.1)

(рис.1 – форма авторизации)

    После авторизации будет доступен интерфейс управления базой данных "Учет пользователей читального зала".  Этот интерфейс является стандартным для всей платформы разработки приложения сайта архива и не требует особых трудозатрат на его изучение. В случае базы данных "Учет пользователей читального зала" будет доступен раздел "Chzal администрирование" (рис.2), содержащий три раздела: "Анкеты пользователей читального зала", "Карточки исследователей" и "Категории", в которых можно добавлять, выбирать, изменять и удалять соответствующие объекты разделов.

(рис.2 – Учет пользователей читального зала)

    Необходимо помнить, что каждая анкета пользователя может включать множество карточек исследователей либо не включать ни одной, в то время, как каждая карточка исследователя обязана ссылаться на анкету пользователя.

2.2. Использование приложения «Регистрация пользователей читального зала» на внутреннем сайте архива
    База данных "Учет пользователей читального зала"(БД) интегрирована в ИПС "ЭНСА" и является веб-сервисом. Технически БД является одним из приложений внутреннего сайта архива КОГКУ "ГАСПИ КО", и доступ к ней имеют лишь авторизованные сотрудники архива.

(рис.3 – меню сайта)

   С помощью этого меню (рис.3) доступны 3 функции:

1. Список анкет
2. Книга учета тематики исследований
3. Управление базой данных

    Нажатие на соответствующий пункт меню открывает соответствующую страницу приложения. Такое поведение меню свойственно для всех интернет-сайтов.  На странице "Список анкет" находится таблица, содержащая список всех анкет пользователей читального зала, занесенных в базу данных, с указанием даты создания анкеты. Для просмотра анкеты необходимо щелкнуть один раз на строке с фамилией, после чего откроется форма анкеты.

(рис. 4 – Анкета пользователя читального зала КОГКУ «ГАСПИ КО»)

    Страница "Анкета пользователя читального зала КОГКУ «ГАСПИ КО»" отображает не только данные анкеты, но и список карточек учета тематики исследований выбранного пользователя, эта страница имеет функцию печати анкеты на принтере.

(рис.5 – форма печати карточки учета тематики исследований)

    Для печати анкеты необходимо выбрать в меню браузера стандартный диалог "Файл/Печать".
    Используя строчку учета тематики исследований, находящуюся под формой анкеты, пользователя читального зала, можно просмотреть и распечатать карточку учета тематики.
Печать карточки учета тематики исследований производится таким же образом, как и печать анкеты пользователя, с помощью стандартных средств веб-браузера.
Со страницы формы печати карточки учета тематики исследований можно вернуться на страницу формы печати анкеты пользователей с помощью стандартной для веб-браузера кнопкой "назад" либо нажав на строку, содержащую фамилию пользователя.

2.3. Использование книги учета тематики исследований.
    С помощью меню «Читальный зал/Учет тематики» открывается «книга учета тематики исследований». Эта книга представляет собой таблицу, отображающую удобные для учета тематики исследований поля из базы данных так, что позволяет отбирать все карточки пользователей с учетом цели работ, хронологических рамок и тематики исследований. Эта страница, как и все другие страницы на сайте архива, имеет возможность печати на принтере с помощью стандартного диалога без ненужных для печати блоков сайта.

(рис.6 – книга учета тематики исследований)

2.4. Просмотр списка анкет
    С помощью модели "Анкеты пользователей читального зала" можно просмотреть список прежде добавленных анкет пользователей (рис.7),  а также добавить новые анкеты с

(рис.7 – Анкету пользователя читального зала)

помощью кнопки "Добавить". Кнопка "Добавить» Анкету пользователя читального зала" имеется также в оглавлении списка всех анкет. Если количество анкет велико, то внизу списка появляется навигационная панель, позволяющая переключать страницы списка.
    Для удобства поиска в большом списке предусмотрена форма поиска по полю "ФИО", а также возможность сортировки по отображаемым в списке полям. На имеющемся справа от списка анкет меню фильтров можно выбрать период создания анкет, что позволяет уменьшить время поиска необходимой анкеты.

2.5. Добавление, редактирование и удаление анкеты.
    После нажатия на кнопку "добавить" открывается форма добавления и редактирования анкеты пользователя. На этой форме (рис.8) представлены поля, которые либо необходимо заполнить, либо изменить в зависимости от стоящей задачи, также имеется возможность удалить анкету с помощью кнопки "Удалить", отмеченной красным цветом внизу страницы.

(рис.8 – форма редактирования анкеты пользователя читального зала)

    Все имеющиеся на форме поля подписаны и в случае обязательного заполнения отмечены жирным стилем. В случае неправильного заполнения поля формы при сохранении появляется  сообщение об ошибке с указанием имени поля, при заполнении которого произошла ошибка.
    При редактировании полей формы используются специальные виджеты приложения, облегчающие заполнение и контролирующие корректность заполнения анкеты. Для указания даты рождения используется виджет "Календарь". С помощью этого виджета "дата рождения" получает корректные данные в необходимом формате.
    Поля «Социальный статус», «Образование», «Регион проживания», «Ученая степень» заполняются с помощью выпадающих списков, которые имеют возможность редактирования.
    Данные списки являются частью раздела "Категории" этого приложения и представляют собой иерархическое дерево, с помощью которого достигается высокая гибкость при формировании базы данных (для заполнения указанных полей достаточно выбрать необходимое значение из выпадающего списка). Если необходимое значение отсутствует, то его необходимо добавить с помощью кнопки с изображением «ПЛЮС» рядом с выпадающим списком.
    После заполнения всех полей формы "Анкета пользователя читального зала" можно либо сразу нажать кнопку "Сохранить", либо, заполнив карточку учёта тематики, сохранить анкету, автоматически добавив новую карточку исследователя, связанную с данной анкетой.
    На форме также имеются кнопки: "Сохранить",  "Сохранить и добавить другой объект" и "Сохранить и продолжить редактирование", которые выполняют функции, соответствующие указанным на кнопках действиям.

2.6. Удаление анкеты.

    Для удаления анкеты необходимо либо открыть нужную анкету(рис.9) и нажать кнопку "удалить", либо выделить нужные анкеты в списке анкет, в меню «действие» выбрать  «Удалить выбранные анкеты пользователей читального зала» и нажать кнопку "Выполнить".

(рис.9 – диалог удаления анкеты)

    Перед окончательным удалением будет задан дополнительный вопрос, подтверждающий безвозвратное удаление анкеты и всех связанных с ней карточек.

2.7. Просмотр истории изменений
    В базе данных имеется возможность просмотра истории изменений любых объектов, вносимых через панель управления.

    (рис.10 – форма просмотра истории изменения анкеты)

    Для просмотра истории необходимо нажать кнопку "История" (рис.8), после чего откроется информационная страница, отображающая даты, имена пользователей и действия, которые производились с данным объектом, в данном случае - анкетой.

2.8 Карточка учёта тематики исследований
    Объект "Карточка исследователя" является подчиненным объектом по отношению к "Анкете пользователей" (рис.11). Это означает, что невозможно создать карточку, не связав ее при этом с какой-либо анкетой.
    Есть два способа создания карточки исследователя. Первый это нажать кнопку "Добавить Карточка исследователя" в списке всех карточек, при этом на форме редактирования потребуется выбрать анкету пользователя. Второй способ – добавить новую карточку прямо в анкете пользователя нужно нажать кнопку «Добавить еще один Карточка Учёта Тематики Исследований».

(рис.11 – карточка исследователя)

    Карточка исследователей, помимо ссылки на анкету пользователя, хранит информацию о тематике, целях работы и общей тематике исследований. Причем поля "цель работы", "тематика исследования", "хронологические рамки исследований" заполняется с помощью редактируемых выпадающих списков
    База данных предоставляет возможность добавления, редактирования, удаления и просмотра историй изменений карточки исследователей.

2.9 Категории базы данных "Учет пользователей читального зала".
    База данных использует дополнительный объект, с помощью которого у пользователей имеется возможность самостоятельно изменять содержимое выпадающих списков, что упрощает использование и обслуживание базы данных (рис.12, 13).

(рис.12 – список категорий)

    Данный объект представляет из себя иерархическое дерево в котором сгруппированы следующие значения: образование, регион, социальный статус, тематика, ученая степень, цель работы.

(рис.13 – редактирование категорий)

    База данных предоставляет стандартные методы работы с данным объектом: отображение списка категорий, добавление новых, редактирование созданных ранее, удаление и просмотр истории.

(рис.14 – диалог удаления категории)

    Если категория связанна хотя бы с одной анкетой или карточкой и ее удаление привело к нарушению целостности базы данных, предусмотрено удаление всех связанных с ней объектов. Таким образом, необходимо тщательно продумывать добавление новых категорий, чтобы затем не пришлось заниматься исправлением связанных с ней анкет.

Составитель:
Начальник отдела автоматизированных архивных
технологий и научно-справочного аппарата                И.А. Басманов

последнее обновление страницы: 2020-05-19