ИНСТРУКЦИЯ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ПРОВЕДЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЮ РЕЗУЛЬТАТОВ ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ФОНДОВ КОГКУ «ГАСПИ КО»

Содержание

1	Общие положения	1
2	Организация работы по проверке наличия и состояния архивных документов	3
3	Методика проведения проверки наличия и состояния архивных документов	4
4	Оформление результатов проверки наличия и состояния архивных документов	6
5	Организация розыска дел, необнаруженных при проверке наличия и состояния архивных документов	9
6	Рассмотрение вопросов о снятии с учета дел, необнаруженных при проверке наличия и состояния архивных документов	10
7	Внесение изменений в учетные документы	12
8	Список приложений	13
9	Приложения 1-10	14

УТВЕРЖДАЮ

Директор КОГКУ «ГАСПИ КО»

__________ Е.Н. Чудиновских

«____»____________2010 г.

 

 

Инструкция по организации проведения и оформлению результатов

проверки наличия и состояния архивных документов

фондов КОГКУ «ГАСПИ КО»

 

 

1. Общие положения

1.1. Инструкция по организации проведения и оформлению результатов проверки наличия и состояния архивных документов фондов Государственного областного учреждения «Государственный архив социально-политической истории Кировской области» (КОГКУ «ГАСПИ КО») (далее —инструкция) подготовлена с целью организации и порядка:

• проведения работ по проверке наличия и состояния архивных документов (далее - проверка наличия);

• рассмотрения вопросов, связанных с розыском необнаруженных при проверке единиц хранения и с внесением изменений в учетные документы КОГКУ «ГАСПИ КО» (далее - архив).

1.2. Инструкция разработана в соответствии с:

- Федеральным законом Российской Федерации от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в Государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007), с изменениями (2009);

- Информационно-методическим письмом Росархива от 31.08.98 № 5/695-тр «Об организации и совершенствовании работы по проверке наличия и розыску дел»;

- Памяткой о порядке представления государственными архивами в вышестоящий орган управления архивным делом материалов по итогам проверки наличия и состояния фондов/ Письмо Росархива от 23.09.2004 № 5/1709 – Т;

- Приказом управления по делам архивов Кировской области от 10.11.2009 № 83 «О комиссии по рассмотрению итогов проверки наличия и розыска необнаруженных дел управления по делам архивов Кировской области»;

- Нормами времени на работы и услуги, выполняемые КОГКУ «ГАСПИ КО»/ КОГКУ «ГАСПИ КО», Киров, 2007;

- Руководством пользователя базой данных «Проверка наличия и состояния архивных документов»/КОГКУ «ГАСПИ КО», Киров, 2009;

- Порядком учета архивных документов» КОГКУ «ГАСПИ КО»/КОГКУ «ГАСПИ КО», Киров, 2010.

1.3. Проверка наличия проводится в целях:

• установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих документов для организации их розыска;

• выявления и устранения недостатков в учете архивных документов;

• выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки.

1.4. Проверка наличия проводится в плановом порядке в соответствии с планом работы архива и индивидуальных планов сотрудников отдела обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов (далее – отдел обеспечения сохранности), занимающихся проверкой.

1.5. Плановая цикличная проверка наличия в архиве проводится:

- уникальных документов - ежегодно;

• особо ценных документов на бумажной основе - один раз в 10 лет;

• остальных архивных документов - на основании решения экспертно - методической комиссии архива в зависимости от интенсивности использования и состояния учета архивных документов, но не реже одного раза в 25 лет.

1.6. Единовременно (внеочередные) проверки наличия проводятся в случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы.

1.7. Не подлежат проверке наличия фонды, которые за последние пять лет:

- поступили в архив;

- прошли научно-техническую обработку;

- подверглись целевой экспертизе ценности с одновременной проверкой наличия дел;

- проводилось усовершенствование описей с частичным редактированием заголовков, просмотром дел и проверкой их наличия.

1.8. В сроки, установленные руководством архива, систематически проводятся полные или выборочные проверки наличия дел, выдававшихся из помещений архивохранилища в течение года.

1.9. Инструкция предназначена для сотрудников отдела обеспечения сохранности архива, занимающихся проверкой наличия и состояния архивных документов.

2. Организация работы по проверке наличия и состояния архивных документов

2.1. Проверка наличия является постоянной плановой работой архива. План рассчитывается по действующим в архиве нормам времени на работы и услуги, выполняемые в КОГКУ «ГАСПИ КО». Норма выработки включает те виды работ, которые будут проведены в ходе проверки наличия, а именно:

• выемка дела;

• сверка описательных статей описи с шифром и заголовками дел на обложках;

• визуальный осмотр физического состояния дел;

• сверка фактического наличия дел с итоговыми записями в описях;

• подкладка дела;

• заполнение листа проверки (Приложение 1);

• отметка в описи об окончании проверки наличия.

2.2. На розыск необнаруженных дел и внесение изменений в учетные документы, шифровку не зашифрованных дел, смену ярлыков, и другие виды работ предусматривается специальное время.

2.3. Проверку наличия одного фонда рекомендуется проводить двум специалистам.

2.4. Проверку наличия конкретного фонда рекомендуется завершать по возможности в течение года. Розыск необнаруженных дел проводится в течение года с момента обнаружения отсутствующего архивного дела.

2.5. Координация и контроль работы по проверке наличия осуществляется начальником отдела обеспечения сохранности и заведующим архивохранилищем.

3. Методика проведения проверки наличия и состояния архивных документов

3.1. В начале проверки наличия заведующим архивохранилищем проводится выверка учетных документов, которая включает:

- установление полноты учетных документов на проверяемый архивный фонд;

- сверку сопоставимых показателей в учетных документах;

- уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи дел;

- проверку правильности составления итоговой записи.

3.2. Для проведения проверки наличия исполнителю выдается один экземпляр описи.

3.3. Проверка проводится по описям, путем сверки фактического наличия единиц хранения с описью. При этом сверяется описательная статья описи (номер единицы хранения, номер делопроизводственный, заголовок, крайние даты документов единицы хранения, количество листов) с описанием на обложке дела. Физическое состояние определяется путем визуального осмотра дела.

3.4. При проверке наличия единиц хранения, архивные документы которых учтены по внутренним описям, проводится сверка наличия архивных документов с внутренней описью, а также сверка наличия листов в единицах хранения, подлежащих хранению в несброшюрованном виде (например, документы личных фондов, картографические материалы).

3.5. Единицы хранения с уникальными документами обязательно проверяются полистно.

3.6. Архивные документы, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива, проверяются на общих основаниях, их шифры устанавливаются по картам-заместителям и книгам выдачи архивных документов из архивохранилища.

3.7. Архивные документы, выданные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи, считаются имеющимися в наличии.

3.8. При проверке наличия и состояния архивных документов необходимо:

• сохранять порядок расположения архивных документов на стеллажах и в первичных средствах хранения;

• подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки наличия неправильно подложенные единицы хранения данного архивного фонда;

• изымать из проверяемого архивного фонда и передавать заведующему архивохранилищем неправильно подложенные единицы хранения других архивных фондов. Заведующий архивохранилищем должен изучить документы по проверке наличия данного фонда и проверить, не значатся ли эти дела в розыске, а также проверить книги выдачи дел из хранилища: сотрудникам архива и в читальный зал – не значатся ли данные дела в числе не списанных;

• изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями и сообщать заведующему архивохранилищем для немедленной их изоляции;

• изымать единицы хранения, не внесенные в опись дел, и помещать их в конец архивного фонда (комплекса архивных документов) для последующей обработки и описания в сроки, установленные руководством архива.

3.9. В ходе проверки наличия не допускается:

• вносить в опись дел неучтенные единицы хранения;

• делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях дел, документов и других учетных документах.

4. Оформление результатов проведения проверки наличия и состояния архивных документов

4.1. Информация по результатам проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются исполнителем в листе проверки (Приложение 1).

4.1.1. Лист проверки составляется непосредственно в ходе проверки наличия на каждую опись дел, документов отдельно. При проверке небольших по объему архивных фондов допускается составление одного листа проверки на все описи дел, документов. Листы проверки нумеруются в валовом порядке в пределах архивного фонда по каждой проверке, датируются и подписываются исполнителями.

4.1.2. Сведения о наличии документов указываются в графах 1-15:

- в графу 1 вносится номер проверяемой описи фонда и/или номера проверяемых описей;

- графа 2 заполняется на основании последней итоговой записи в описи;

- в графу 3 вносятся все литерные номера, если они не учтены в итоговой записи описи, т.е. не вошли в общее количество дел по описи;

- в графу 4 вносятся все литерные номера, если они не перечислены в итоговой записи, но в общем количестве дел учтены;

- в графе 5 перечисляются пропущенные номера, если они не были учтены при подсчете общего количества дел в итоговой записи;

- в графе 6 перечисляются пропущенные номера, которые были учтены при подсчете общего количества дел, но не перечислены в итоговой записи;

- в графах 7,8 указываются выявленные технические ошибки, обнаруженные во время проверки в данном фонде, в результате чего объем фонда увеличился или уменьшился;

- в графе 10 указываются номера архивных документов, выданных во временное пользование (п. 3.6);

- в графе 11 указываются номера дел, не оказавшихся в наличии на момент проверки (п.3.5);

- графа 12 заполняется после завершения сверки наличия дел с описью. В ней указывается только количество дел по данной проверяемой описи, фактически имеющихся в наличии. В это количество не включаются дела, обнаруженные неописанными (не учтенными по данной описи);

- в графу 13 вносятся делопроизводственные или другие номера, временные индексы не обработанных (не внесенных в описи) дел, обнаруженных в процессе проверки наличия.

В случае обнаружения в ходе проверки наличия недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, в лист вводятся уточнения и дополнительные реквизиты в графы 14, 15.

Например, номера дел, внесенные в опись дважды, или номера дел с непронумерованными листами, номера дел, в которых не совпадают количество листов, крайние даты и т.д. Количество таких граф может быть уменьшено или увеличено в зависимости от потребности.

4.1.3. Сведения о состоянии документов отражаются в графах 16 –23:

- при визуальном осмотре дел определяется их физическое состояние, и заполняются графы 16-21;

- графа 20 заполняется только при проверке уникальных и особо ценных документов и дел. При проверке прочих дел фондов 1 и 2 категорий необходимость ее заполнения определяется руководством архива; при проверке фондов 3 категории – не заполняется вообще.

В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния архивных документов недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, а также при полистной проверке дел в лист вводятся уточнения и дополнительные реквизиты в графы 22, 23, 24.

4.2. По окончании проверки наличия и состояния архивных документов в конце описи дел, документов проставляются штамп "проверено", дата, должность и подпись лица, производившего проверку.

4.3. Информация с листа проверки, оформленного исполнителем, заносится в «Лист проверки» (Приложение 2) базы данных «Проверка наличия и состояния архивных документов» (далее — БД «Проверка наличия»).

4.4. После сохранения занесенной информации в «Листе проверки» (Приложение 2), БД «Проверка наличия» автоматически формирует «Акт проверки наличия и состояния архивных документов» (далее - «Акт») по установленной форме (Приложение 3). «Акт» формируется на каждую опись проверенного фонда. Чтобы сгруппировать несколько актов фонда в один, необходимо отметить группу описей и сформировать «Акт» для последующего вывода на печать.

БД «Проверка наличия» осуществляет автоматизированный контроль результатов проверки наличия и состояния архивных документов за определенный период времени, а также позволяет группировать архивные фонды, подлежащие плановой цикличной проверке.

4.5 Сведения с листа проверки заносятся исполнителем в карточку учета проверенного фонда (Приложение 4). Карточка передается заведующему архивохранилищем, который ведет картотеку учета проверенных фондов на бумажном носителе.

4.6. По результатам проверки наличия при необходимости заведующий архивохранилищем составляет:

- акт о технических ошибках в учетных документах (Приложение 5);

- акт об обнаружении архивных документов (Приложение 6);

- акт об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному фонду (см. Приложение 6);

- акт о неисправимых повреждениях архивных документов (Приложение 7);

4.7 Фонды, прошедшие проверку наличия, учитываются начальником отдела обеспечения сохранности в журнале учета проверки наличия дел в фондах, в котором фиксируются следующие данные: номер и название фонда, номера описей, количество дел, оказавшихся в наличии по описи, дата проверки.

4.8. В случае обнаружения в итоговой записи описи дел неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком единиц хранения, итоговая запись к описи дел пересоставляется заместителем директора.

4.9. На все отсутствующие в ходе проверки наличия единицы хранения исполнителем заполняются карточки учета необнаруженных архивных документов (Приложение 8). Карточки передаются заведующему архивохранилищем, который ведет картотеку необнаруженных дел на бумажном носителе.

4.10. На место необнаруженного дела подкладывается карта-заместитель, в которой указывается, в какое время при проверке наличия дело отсутствовало, что существенно помогает в работе при выдаче дел.

4.11. Результаты проверки физического состояния архивных документов заносятся в Базу данных «Проверка наличия».

4.12. Акты проверки наличия и состояния архивных документов с приложением других документов проверки наличия утверждаются директором архива, при необходимости делаются письменные распоряжения о дальнейшей работе.

4.13. Проверка наличия и состояния архивных документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.

4.14. После проверки наличия коробки и/или связки с архивными документами могут опечатываться (в основном это касается редко используемых фондов), и в дальнейшем, в случае сохранности опечатки, исключаются из проверок наличия.

1. Организация розыска дел, не обнаруженных при проверке наличия и состояния архивных документов

5.1. Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия, организуется с момента выявления их отсутствия и проводится в течение одного года.

5.2. Руководство архива вправе продлить срок розыска на основании докладной записки начальника отдела обеспечения сохранности.

5.3. Для организации розыска дел, не обнаруженных при проверке наличия дел, необходимо:

• изучить дело фонда и выяснить историю комплектования фонда, проводились ли работы по усовершенствованию и переработке описей, экспертиза ценности, расфондирование и объединение фондов и дел и т.д.;

• изучить старые, подвергшиеся переработке описи;

• изучить пофондовые и постеллажные топографические указатели;

• изучить аналогичные по содержанию с необнаруженными дела, которые подвергались микрофишированию, реставрации, переплету, т.к. в процессе этих работ могли быть допущены ошибки в формировании и систематизации дел, в их описании и шифровке, а изменения своевременно не внесены в учетные документы;

• изучить фонды вышестоящих или аналогичных по названию учреждений, в которые необнаруженные дела могли быть переданы или ошибочно подложены;

• изучить книги по выдаче дел в читальный зал, сотрудникам архива, в лаборатории по реставрации и микрофиширования, во временное пользование;

• организовать поиск в других государственных архивах, куда они могли быть ошибочно переданы с непрофильными фондами (при необходимости);

• организовать поиск в ведомственных архивах, откуда документы поступили на хранение, т.к. необнаруженные в фонде дела могли быть оставлены в учреждении без соответствующих отметок в описях.

5.4. Архивные документы, обнаруженные в ходе розыска, передаются заведующему архивохранилищем, который подкладывает их на место.

В листе проверки в графе "Примечание", в картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка об обнаружении архивных документов, которая заверяется подписью заведующего архивохранилищем. В БД «Проверка наличия» также делается отметка об обнаружении дел.

Составляется справка, с обязательным указанием места обнаружения дела. При этом акт проверки наличия остается неизменным (обнаруженные дела не вычеркиваются).

6. Рассмотрение вопросов о снятии с учета дел, не обнаруженных при проверке наличия и состояния архивных документов

6.1. Архивные документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке.

6.2. На архивные документы, не обнаруженные в ходе розыска, заведующий архивохранилищем составляет:

• акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны (Приложение 9);

• справку о проведении розыска дел по фонду (см. п. 6.2.1);

• перечень дел (документов) КОГКУ «ГАСПИ КО», необнаруженных в ходе проверки наличия и состояния фондов и предлагаемых к списанию (Приложение 10).

6.2.1. В справке о проведении розыска необходимо указать:

- номер, название и категорию фонда;

- объем фонда на момент завершения работы по его проверке наличия;

- крайние даты документов;

- краткую историю фонда (дата поступления дел в архив, состояние поступивших документов и качество их обработки, виды, даты и результаты проведенных с фондом работ, качество оформления итоговых учетных документов, результаты предыдущих проверок наличия с указанием дат их проведения и др.);

- ход и пути розыска необнаруженных документов;

- предполагаемые причины отсутствия документов;

- возможность восполнения утраченной информации (очень кратко со ссылкой на акт);

- наличие страховых копий необнаруженных документов.

Справка подписывается начальником отдела обеспечения сохранности (заведующим архивохранилищем) и сотрудником отдела обеспечения сохранности, осуществляющим розыск.

6.3. Акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, справка о проведении розыска и перечень дел (документов) КОГКУ «ГАСПИ КО», необнаруженных в ходе проверки наличия и состояния фондов и предлагаемых к списанию, вместе с актом проверки наличия и состояния архивных документов представляются заместителем директора на утверждение директору архива, а затем в комиссию по рассмотрению итогов проверки наличия и розыска необнаруженных дел при управлении по делам архивов Кировской области (далее комиссия), для принятия окончательного решения о снятии с учета таких архивных документов.

6.4. Решение о снятии архивных документов с учета оформляется приказом директора архива на основании решения комиссии.

6.5. Отметка о снятии архивных документов с учета делается в БД «Проверка наличия» и картотеке необнаруженных архивных документов.

6.6. Результаты полной или выборочной проверки наличия и состояния архивных документов, выдававшихся из помещений архивохранилища в течение года (см. п. 1.8.) оформляются:

- при подтверждении наличия дел – в виде докладной записки работника, ответственного за организацию проверки наличия;

- при отсутствии каких-либо дел без документированного обоснования – в установленном порядке;

- при выявлении необоснованного отсутствия архивных документов осуществляется их оперативный розыск. В случае безрезультатности розыска отсутствующие архивные документы включаются в картотеку необнаруженных документов для дальнейшего их розыска.

7. Внесение изменений в учетные документы

7.1. Изменения в объеме и составе фондов архива вносятся заместителем директора на основании актов, составленных по результатам проверки наличия, и в соответствии с «Порядком учета архивных документов» КОГКУ «ГАСПИ КО»/КОГКУ «ГАСПИ КО», Киров, 2010.

 

Составитель:

Начальник отдела обеспечения

сохранности и государственного учета

архивных документов А.А. Баранова

___________________

ОДОБРЕНО Протокол ЭМК КОГКУ «ГАСПИ КО» от_________№ ______

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК при управлении по делам архивов Кировской области от__________ № ______

 

Список приложений

 

1. Приложение 1 - лист проверки наличия и состояния архивных документов

2. Приложение 2 - лист проверки наличия и состояния архивных документов в электронном формате (БД «Проверка наличия»)

3. Приложение 3 - акт проверки наличия и состояния архивных документов, сформированный БД «Проверка наличия»

4. Приложение 4 - карточка учета проверенного фонда

5. Приложение 5 - акт о технических ошибках в учетных документах

6. Приложение 6 - акт об обнаружении архивных документов

7. Приложение 7 - акт о неисправимых повреждениях архивных документов

8. Приложение 8 - карточка учета необнаруженных архивных документов

9. Приложение 9 - акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны

10. Приложение 10 - перечень дел (документов), необнаруженных в ходе проверки наличия и состояния фондов и предлагаемых к списанию

последнее обновление страницы: 2020-05-19